Produktivitas Menggunakan "Kotak Eisenhower"

Cara meningkatkan produktivitas - Dwight Eisenhower menjalani salah satu kehidupan paling produktif yang dapat Anda bayangkan.

Eisenhower adalah Presiden ke-34 Amerika Serikat, melayani dua masa dari tahun 1953 hingga 1961. Selama masa jabatannya, ia meluncurkan program yang secara langsung mengarah pada pengembangan Sistem Jalan Raya Antar Negara di Amerika Serikat, peluncuran internet (DARPA ), eksplorasi ruang (NASA), dan penggunaan sumber energi alternatif secara damai (Atomic Energy Act).

minutemediacdn.com

Sebelum menjadi presiden, Eisenhower adalah seorang jenderal bintang lima di Angkatan Darat Amerika Serikat, menjabat sebagai Panglima Tertinggi Pasukan Sekutu di Eropa selama Perang Dunia II, dan bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan invasi ke Afrika Utara, Prancis, dan Jerman.

Di titik lain di sepanjang jalan, ia menjabat sebagai Presiden Universitas Columbia, menjadi Panglima Tertinggi NATO pertama, dan entah bagaimana menemukan waktu untuk mengejar hobi seperti bermain golf dan melukis minyak.

Eisenhower memiliki kemampuan luar biasa untuk mempertahankan produktivitasnya tidak hanya selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan, tetapi selama beberapa dekade. Dan untuk alasan itu, tidak mengherankan bahwa metodenya untuk manajemen waktu, manajemen tugas, dan produktivitas telah dipelajari oleh banyak orang.

Strategi produktivitasnya yang paling terkenal dikenal sebagai Eisenhower Box (atau Eisenhower Matrix) dan ini adalah alat pengambilan keputusan sederhana yang dapat Anda gunakan saat ini. Mari kita bicara tentang bagaimana menjadi lebih produktif dan bagaimana strategi Eisenhower bekerja.

Kotak Eisenhower: Cara Menjadi Lebih Produktif

Strategi Eisenhower untuk mengambil tindakan dan mengatur tugas Anda sederhana. Dengan menggunakan matriks keputusan di bawah ini, Anda akan memisahkan tindakan Anda berdasarkan empat kemungkinan.

1. Mendesak dan penting (tugas yang akan Anda lakukan segera).
2. Penting, tetapi tidak mendesak (tugas yang akan Anda jadwalkan nanti).
3. Mendesak, tetapi tidak penting (tugas yang akan Anda delegasikan ke orang lain).
4. Tidak mendesak dan tidak penting (tugas yang akan Anda hilangkan).

Hal yang hebat tentang matriks ini adalah dapat digunakan untuk rencana produktivitas yang luas ("Bagaimana saya harus menghabiskan waktu setiap minggu?") Dan untuk rencana harian yang lebih kecil ("Apa yang harus saya lakukan hari ini?").

Berikut adalah contoh penampilan Kotak Eisenhower saya hari ini.

Perbedaan Antara Yang Mendesak dan Penting

Apakah yang penting itu jarang mendesak dan yang mendesak jarang penting. 
-Ewight Eisenhower

Tugas mendesak adalah hal-hal yang menurut Anda perlu bereaksi: email, panggilan telepon, teks, berita. Sementara itu, dalam kata-kata Brett McKay, "Tugas penting adalah hal-hal yang berkontribusi pada misi, nilai, dan tujuan jangka panjang kita."

Memisahkan perbedaan-perbedaan ini cukup sederhana untuk dilakukan sekali, tetapi melakukannya terus-menerus bisa jadi sulit. Alasan saya menyukai Eisenhower Matrix adalah karena ia memberikan kerangka kerja yang jelas untuk membuat keputusan berulang kali. Dan seperti apa pun dalam hidup, konsistensi adalah bagian yang sulit.

Berikut adalah beberapa pengamatan lain yang saya buat dari menggunakan metode ini.

Eliminasi Sebelum Optimasi

Beberapa tahun yang lalu, saya membaca tentang pemrograman komputer ketika saya menemukan kutipan yang menarik:

"Tidak ada kode yang lebih cepat daripada tidak ada kode." 
-Kevlin Henney

Dengan kata lain, cara tercepat untuk menyelesaikan sesuatu - apakah itu memiliki komputer membaca sebaris kode atau melintasi tugas dari daftar yang harus dilakukan - adalah dengan menghilangkan tugas itu sepenuhnya. Tidak ada cara yang lebih cepat untuk melakukan sesuatu daripada tidak melakukannya sama sekali. Itu bukan alasan untuk malas, tetapi lebih merupakan saran untuk memaksa diri Anda untuk membuat keputusan sulit dan menghapus tugas apa pun yang tidak menuntun Anda menuju misi, nilai-nilai Anda, dan tujuan Anda.

Terlalu sering, kita menggunakan produktivitas, manajemen waktu, dan optimisasi sebagai alasan untuk menghindari pertanyaan yang sangat sulit: "Apakah aku benar-benar perlu melakukan ini?" Jauh lebih mudah untuk tetap sibuk dan mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda hanya perlu menjadi seorang sedikit lebih efisien atau untuk "bekerja sedikit lebih lambat malam ini" daripada menahan rasa sakit menghilangkan tugas yang Anda nyaman lakukan, tetapi itu bukan penggunaan waktu Anda yang tertinggi dan terbaik. 

Seperti yang dikatakan Tim Ferriss,

 "Menjadi sibuk adalah bentuk kemalasan - pemikiran malas dan tindakan tanpa pandang bulu."

Saya menemukan bahwa Eisenhower Matrix sangat berguna karena mendorong saya untuk mempertanyakan apakah suatu tindakan benar-benar diperlukan, yang berarti saya lebih cenderung untuk memindahkan tugas ke kuadran "Hapus" daripada mengulanginya tanpa berpikir. Dan jujur ​​saja, jika Anda hanya menghilangkan semua hal yang Anda buang waktu setiap hari maka Anda mungkin tidak akan memerlukan tips tentang bagaimana menjadi lebih produktif dalam hal-hal yang penting.

Apakah Ini Membantu Saya Mencapai Tujuan Saya?

Satu catatan terakhir: mungkin sulit untuk menghilangkan aktivitas yang membuang waktu jika Anda tidak yakin apa yang sedang Anda upayakan. Dalam pengalaman saya, ada dua pertanyaan yang dapat membantu memperjelas seluruh proses di balik Kotak Eisenhower.

Kedua pertanyaan itu adalah ...

1. Apa yang saya kerjakan?
2. Apa nilai-nilai inti yang menggerakkan hidup saya?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini telah membantu saya mengklarifikasi kategori untuk tugas-tugas tertentu dalam hidup saya. Memutuskan tugas mana yang harus dilakukan dan tugas mana yang akan dihapus menjadi lebih mudah ketika Anda jelas tentang apa yang penting bagi Anda.

Matriks Eisenhower bukanlah strategi yang sempurna, tetapi saya telah menemukannya sebagai alat pengambilan keputusan yang berguna untuk meningkatkan produktivitas saya dan menghilangkan perilaku yang menghabiskan energi mental, membuang waktu, dan jarang menggerakkan saya ke arah tujuan saya.